●一般原则

在商务交往中，打电话必须注意一系列规则。一般在接或打电话时，宜立即“自报家门”。西方人习惯，首先报名，再报姓，再报职务（也可不报），最後报所属单位、企业。

注意，自己说自己的姓名时，不要加上“太太”、“先生”等字眼。例如，你可简捷说：“我是罗伯特·陈，埃尔夫公司财务总管。”

如果是由秘书或助手接通的电话，则不要让对方等待，立即通话。

还有一条规则，就是不要让一名在级别上高於自己的人在电话上等待。你应主动介绍己方情况，然后向对方提问：打听他或他是否有空与你通话。如对方说无空，则你可询问对方何时去电更好。

另外，除非你跟对方很熟，否则应避免给对方家中去电，如实在有必要打到对方家中去，则原则上应避免在下列时间打：

——早晨8点过后不打。

——在用餐的时间不打。

——周日早晨不打。

●选择何时通话最佳？

为了不让通话者感到意外，应当选择最合适的时候去电。为郑重起见，可先去电对方的秘书或助手，了解何时去电合适，即知道一周中哪一天、该天哪个时候最好。

一般而言，最好不要在工作日一开始给对方去电，不要在午餐前去电，也不要在对方下午下班前去电。

但是，有时选择一个“非正常”时间打更好，因为这样你可保证打到对方。如在对方公司一开门时，或是在对方用餐时打，这种电话一般应是较急的，对对方有重要意义的。

如果打给外国的生意伙伴等，要注意时差与对方国家的习俗。

商务人际交往礼貌礼节一览

如何打电话（二）

●通话简明扼要

在商务上的电话来往，一般而言应简明扼要，紧扣主题。最理想的通话时间是2至5分钟。眼下有的企业、机构设置了一种自动中止谈话的装置：不论是内部电话还是外部电话，到5分钟便切断通话。这是为了保证通话的效率。

●注意守密

电话是商务往来中最不安全的“通道”。如果在电话上谈及企业的发展战略、谈到奥妙的话，很易被窃听。要谈有关企业的敏感主题，以直谈为宜。如果一定要通话，则应选择非常规的电话、公用电话亭的电话、朋友家中的电话等。还要注意不要提及有关的名字。通话尽量简短。

●电话中断怎么办？

如果电话在通话中突然中断，则一般是打电话的一方而不是接电话一方主动再接通。

此外，一般也是由打电话一方而不是接电话一方主动终止对话。

●如对方是录音电话怎么办？

如果去电话，对方是录音电话，则可留言。一般留言内容以明确说明自己的姓名、单位机构、回电号码为要。注意，同样的内容最好重覆一遍，以防对方录音设施出问题，录不下内容。

●如收到电话如何处理？

收到电话，等铃响三下再接。拿起后先自报姓名、公司、职务等。然后再交谈。在外面社交活动时，要注意接电话时不去影响别人。例如商务聚餐中，你频频接电话会使同餐者不快。应注意避免。如去一个企业参观等，可事先关照助手、同事或对方，不要去电找，除非紧急事情。

●如何回绝电话？

如果不想接、不想转一个电话，可用自己或某人正在开会、正在咨询、正在与另一个人谈话为理由拒绝，但要表示道歉。不要用“他不在”、“他还未来”、“他已走了”之类话搪塞，除非这是事实。

商业与人际?交往礼貌礼节一览

●邀请

在邀请对方时，可通过电话进行。但这一是在十分相熟的朋友间，二是可以先征求对方意见。而如是十分正式的邀请，则应当是通过寄送邀请函来进行的。只有不是十分正式的邀请才以电话进行。

这一点须注意。

●答谢

一般而言，在答谢对方时，最好也是以信件进行。而且是要用手写信件进行。电话答谢显得太过随便。因此除熟人好友外，最好避免使用电话来答谢。

●记录本

电话记录本是很重要的，因为在商务交往中常须记录。因此，便应当想到备好笔与纸张，这样可立即记下所通话的要点、内容。不要别人说起什么地址、姓名时，再说“对不起，我拿笔”之类。而要随时记下，以显示你对通话已有充分准备。

●集中注意力

当你在打电话时，要专注，不要让对方觉得你在一边打电话又在一边作别的事。尤其注意不要一边通话一边打电脑、喝水、整理纸张等。这一方面会从打电话口气中听出，也会从你所?事的声音听出来。

●如时间很紧怎么办？

如果你接电话时间很紧，但又决定接。那么可以一开始明确指出：“我很高兴与你通话，但我不得不告诉你我正要去开会（任何理由），因此我只有很短的通话时间，实在对不起。”

这样的话既客气、礼貌，又十分得体。

●与对方会晤时电话响时怎么办？

如你在自己办公室接待客人时电话响了，你可请对方原谅，然后再接电话，应在电话中告诉对方自己有客人，请过些时再打来。

如你受邀去对方办公室，如对方电话响，你应表示起身回避一下。当然对方的反应一般是让你坐下，并感谢你的得体举措。

●挂电话

最好是让对方先挂断电话，你才挂。尤其是对职务、地位高於你的人，更应如此。

●手提电话

尽量不在会晤时、与人聚餐、开会时让手机响起来。应关起手机。如有紧急事情，让手机开着。那么手机响起，应向对方表示道歉，然后到无人的地方去通话。

●留言时注意要点

在自己的电话上留言，要注意几点：

一是留言要热情，让来电者乐意留言。二是留言应简短。三是发言应当清晰，不要说得太快。四是语气应礼貌客气。

以上是有关打电话的一系列注意要点。请参考。摘自