九、尽量使用校用邮件

每个学校都有用于内部沟通的邮件系统。使用校用邮件发送信息，可以避免邮件直接被丢进垃圾箱而没有被教授查收。而且，使用校用邮件可以帮助教授了解你的信息，更有利于沟通交流

十、注意语言使用得体

要记住这是一封写给教授的沟通邮件，而不是写给朋友圈或者facebook上的评论。有三点一定要注意：

1、慎用表情符号：表情符号如：)或者：o等等。当然，笔者也遇到过教授的回信里有使用类似符号的。所以，表情符号不是不可以使用， 而是在摸清楚教授的喜好之后再决定是否使用。在不了解教授之前，你可不想因为用力过猛而适得其反。

2、不要使用缩写。Facebook上的缩写大致和国内的网络语言一样，大多流行于年轻人，且都不太正式。以下这段时笔者在请教教授如何写采访信时教授的回复，个人觉得非常能够说明问题：

“While traditional manners seem to be slipping in the internet age, they are still appreciated by many people — and people are more likely to help you if you treat them with traditional good manners.”

由此可见，对于大多数的教授而言，他们还是非常看重好的礼貌的。

3、不要大写

大写单词有提醒注意的作用。所以很多同学都喜欢在重要的地方采用大写来突出重点。殊不知大写是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。没有人喜欢喊叫的，而且这并不礼貌。

十一、不要过分殷情

不礼貌的极端就是太礼貌，或者说有些殷情。在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度，不要搞得像是在阿谀奉承。尊重教授的同时，也要尊重自己。不卑不亢方可得到对方的尊重。

其实写邮件并不难，只要掌握了基本的规则，做到逻辑清晰，无语法毛病，目的明确，就能够写出一封得体的电子邮件。

最后附上一封例文，以供大家学习：

Subject: COMM190: Advisor Request

Message:

Dear Dr. Jennings,

This is Cassandra Ingalls. I’m currently in your Communications 190 class, but I’ve taken additional classes of yours in the past, all of which have been very informative. Recently, I decided to switch my major to Communications, and I was hoping you might be willing to become my advisor. I realize that you must already have plenty of other students you are in charge of, but since your classes are part of the reason I decided to switch majors, I thought I would ask you first.

Please let me know at your earliest convenience if you would be willing to become my advisor.

Thank you very much,

Cassandra Ingalls

COMM190, Section 1